UiO-tilsette skaffar seg mest praktisk informasjon gjennom e-post og For ansatte-sidene

Det var i fjor haust UiO sette i gang ei undersøking av korleis dei tilsette på UiO skaffar seg informasjon dei treng i jobben og korleis dei brukar For ansatte-sidene på uio.no. Formålet var å finna ut kva opplysningar og sider som var mest relevante og som blei mest brukte av dei tilsette.  

Kommunikasjonsdirektør Berit Kolberg Rossiné ved UiO peikar på at kartlegginga vil vera med på å gjera to av hovudoppgåvene til UiO endå betre.

 – Me må leggja best mogleg til rette for at forskarar får forska og at studentar får studert. Derfor er det viktig at ingen av dei kastar bort masse verdifull tid på å finna ut om korleis IT-systemet fungerer eller på å tinga ein blomst, seier ho.

50 prosent er nøgde med For ansatte-sidene

For UiO er det viktig at den informasjonen som blir gitt er best mogleg tilgjengeleg.

– I dag er det masse informasjon om til dømes korleis ei IT-teneste fungerer, før du kjem fram til det du eigentleg har bruk for – nemleg korleis du skal bruka tenesta. Det blir som med ein bil. Dei tilsette og studentane treng ikkje vita om alt som går føre seg i motoren under panseret på bilen. Det viktigaste er at den fungerer, understrekar ho.

Undersøkinga viser at 50 prosent av dei tilsette er nøgde med For ansatte-sidene slik dei er i dag. Dei teknisk-administrative tilsette er dei aller mest nøgde, og det er også dei som brukar sidene mest, viser svara.

Brukte til namnesøk og innlogging

Det som For ansatte-sidene blir brukt aller mest til er å finna namnet på ein tilsett på UiO. For dei vitskapleg tilsette blir dei i stor grad også brukt til innlogging på forskjellige portalar og tenester og til å tinga reiser. For dei teknisk-administrative tilsette blir dei brukte til å finna ut om alt som har å gjera med lønn, feriar, avspasering og arbeidstid. Hos alle grupper er det e-post som blir mest brukt for å få interninformasjon.

– E-post er viktig. Det me kan gjera er å sørgja for at interne e-postar er gode og har god informasjon, seier Kolberg Rossiné. Det ho trekkjer fram som aller viktigaste ved denne undersøkinga, er moglegheita den gir for å gjera noko med For ansatte-sidene.

– Derfor må dei mest brukte tenestene vera lette å finna og lette å bruka. Derfor må både sjølvbetjeningsløysinga og innloggingsportalane vera lette å få auge på i den framtidige versjonen av For ansatte-sidene. Og hovudsida til UiO, UiO.no skal framleis ha hovudfokuset på studiar, slår ho fast.

Men når det gjeld å få ut informasjon og ha meir dialog med dei tilsette ved UiO, kjem UiO-leiinga også til å ta i bruk meir klassiske metodar.

– Universitetsleiinga set til dømes i gang med ein eigen møteserie med instituttleiarar på heile UiO.

– Me må rydda og forenkla

I dag er det over 100 000 sider med informasjon som ligg tilgjengeleg under For ansatte-sidene. 55 prosent av dei blir brukte av og til. Men nokre av sidene er besøkte kanskje ein eller to gonger i løpet av eitt år, medan andre sider er heilt utdaterte. Rundt 3,5 prosent av sidene inneheld kjerneinnhaldet som folk er ute etter.

– Me må rydda og forenkla. Ikkje minst blir det viktig når UiO også skal innføra eit nytt elektronisk sakshandsamings- og arkivsystem som no er under planlegging. Piloten blir først sett i funksjon på NTNU i Trondheim, men seinare skal den også koma på plass på UiO. I arbeidet med dette, må me sortera ut kva rolle For ansatte-sidene skal ha, seier ho.

Skal måla tida før og etter

Og det arbeidet har UiO begynt med.

–Me startar no med eit prosjekt med Innkjøpsseksjonen der med skal forbetra systemet for tinging av varer og tenester hos dei som UiO har ein rammeavtale med. Me skal måla tida tilsette brukar på å tinga ein flybillett eller eit honorar før og etter at nettsidene er blitt betra og forenkla, seier Berit Kolberg Rossiné.

– Og UiO har allereie sett i gong fleire prosjekt for å få ei samla revidering av For-ansatte-sidene, opplyser ho til Uniforum.