Universitetsdirektøren går inn for omstridt omorganisering

Enhet for HMS og beredskap ble opprettet i 2015 som et resultat av en større utredning om sikkerhet og beredskap på UiO.

Enheten fikk egen direktør og ble plassert direkte under universitetsdirektøren. UiOs ambisjon var å bli «blant de ledende virksomheter på HMS og beredskap i Norge».

I 2020 gikk HMSB-direktøren over i en annen stilling på UiO. Siden den gang har stillingen aldri blitt lyst ut, og enheten er ledet av en «fungerende seksjonsleder». UiO har nemlig ikke klart å bestemme seg for hvordan HMS og beredskaps-feltet skal organiseres.

Nå nærmer det seg en endelig avklaring.  

– Viktig og prioritert

I 2020 protesterte flere fagforeninger da universitetsdirektør Arne Benjaminsen foreslo å legge HMSB inn under avdelingen som nå heter avdeling for organisasjon og personal (OPA).

Et slikt nedrykk i organisasjonskartet signaliserer at HMSB er mindre viktig, advarte Parat-lederen i Uniforum. Det ble ikke tatt noen avgjørelse den gang, og i september 2021 opplyste ledelsen til Uniforum at de ville bruke mer tid på prosessen. Så lang tid brukte de, at NTL-leder Natalia Zubillaga i fjor høst sa til Uniforum at hun trodde saken var lagt død.

Rundt fire år etter at omorganiseringen ble foreslått, har universitetsdirektør Arne Benjaminsen konkludert: Den seks personer store enheten bør flyttes til OPA – og bli en egen seksjon der. Slik vil enheten ikke lenger ligge direkte under universitetsdirektøren, men få OPA-direktøren som mellomledd i det daglige.

Tiden brukt på å komme fram til denne løsningen er på ingen måte symptomatisk for kvaliteten på beredskapsarbeidet på UiO, slik Benjaminsen beskriver det:

– HMSB-funksjonen på universitetet er viktig og den er prioritert. Vi legger opp til å få en organisering av HMSB som tjener universitetets primærvirksomhet på en best mulig måte, forsikrer han overfor Uniforum.

• Les også: Protesterer mot omorganisering: – Signaliserer at HMS og beredskap er mindre viktig

Avklares til høsten

En arbeidsgruppe nedsatt av universitetsdirektøren leverte i mars i år en utredning av ulike måter å organisere HMSB-arbeidet. Rapporten inkluderer en vurdering av om det ville vært hensiktsmessig å skille områdene «HMS» og «beredskap».

To organisasjonsmodeller framstår som mest hensiktsmessige, konkluderer en enstemmig arbeidsgruppe: Den ene er å beholde dagens organisering, men med en direktør. Den andre er å gjøre enheten til en seksjon i OPA, med egen seksjonsleder. Begge modeller har både fordeler og ulemper, viser de til.

Blant arbeidsgruppens argumenter for å beholde organiseringen som i dag, er at «løsningen vil gi den korteste veien i lederlinjen, og det vil være et signal om at UiO har fokus på HMS og beredskap».

Mens arbeidsgruppen er åpne for at HMSB beholder nåværende organisering, konkluderer Benjaminsen med at enheten bør flyttes til OPA.

– Du foreslår altså det samme som du foreslo for fire år siden?

– Ja. Men nå foreslår jeg dette ut ifra arbeidsgruppens utredning av fordeler og ulemper, presiserer Benjaminsen.

Da arbeidsgruppens rapport ble drøftet med fagforeningene og hovedverneombudet i april i år, var disse nokså samstemte i at flytting til OPA ikke er den beste løsningen*.

Helt avgjort er det heller ikke at enheten flyttes til OPA. Da løsningen ble presentert for fagforeningene i mai, argumenterte nemlig både NTL og Akademikerne for at en slik flytting er en forhandlingssak:

– Det har vi til utredning på hver vår kant før vi møtes igjen om spørsmålet, sier Benjaminsen. Dette skjer nok ikke før til høsten, antar han.

• Internrevisjonen: – Beredskapsplanene kan helt klart bli bedre

Ikke ledende i landet

Arbeidsgruppen gir ikke toppscore til HMSB-arbeidet på UiO. Snarere sier gruppen om 2015-ambisjonen om å bli blant de ledende i landet på HMS og beredskap, at de ikke opplever at dette er dagens situasjon ved UiO. Enten må ambisjonsnivået justeres, eller så må satsningsgraden endres, oppfordrer arbeidsgruppen.

Universitetsdirektøren er ikke like selvkritisk på UiOs vegne:

– Er du enig i at UiO ikke er ledende i landet på HMSB?

– Ambisjonen vi har hatt står fast. Og så vil det være viktig å se på hvordan vi organiserer arbeidet framover, sier Benjaminsen og utdyper hvorfor han går for det ene av de to alternativene:

– Det er viktig å organisere HMS-virksomheten slik at vi får en tett sammenheng mellom det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet. I dag er det psykososiale arbeidsmiljøet ivaretatt i OPA, mens det fysiske, altså HMS-arbeidet, ligger i HMSB. Om vi organiserer de to samlet vil vi kunne få til mer.

– Beredskapsarbeidet er også veldig viktig. Vi legger stor vekt på å ha det godt organisert, og etter min mening er UiO absolutt ledende på organisering av beredskap. Men også her kan vi bli enda bedre, konstaterer Benjaminsen og legger til at mye av beredskapsarbeidet på UiO i dag handler om IKT og digitalisering.

• Les også: Dette tilfluktsrommet skaper hodebry på UiO

Mener dagens organisering forutsetter en direktør

Arbeidsgruppen har flere påpekninger som kan leses som kritikk av siste års organisering:

En av fordelene arbeidsgruppen ser ved å flytte enheten til OPA, er at «Fagområdet vil også synliggjøres i større grad enn i dag i Universitetsdirektørens ledermøter, der OPAs direktør deltar».

Arbeidsgruppen slår også fast at dersom dagens organisering videreføres, forutsetter dette «en ordning med en direktørstilling for HMSB som er medlem av Universitetsdirektørens ledergruppe (…) Enheten blir da en naturlig del av styringsstrukturen ved UiO».

– Ifølge arbeidsgruppen har HMSB-fagområdet ikke vært så synlig de siste fire årene?

– HMSB-området er godt ivaretatt. Lederen for HMSB deltar i stabsmøter hos oss sammen med blant andre bedriftshelsetjenesten. Og dersom det oppstår en beredskapssituasjon, har lederen for HMSB en operativ rolle i å styre og lede beredskapsarbeidet, beskriver universitetsdirektøren.

– Seksjonslederen har ikke vært fast medlem av universitetsdirektørens ledergruppe?

– Nei, men lederen deltar som nevnt i et stabsmøte der også bedriftshelsetjenesten deltar. Universitetsledelsen har stor bevissthet rundt HMSBs virksomhet.

• Les også: Stillingen som beredskapsdirektør har vært ubesatt i flere år

Forsvarer fire år med «fungerende leder»

Etter at HMSB-direktøren sluttet i 2020, er stillingen aldri blitt lyst ut. I stedet har enheten vært ledet av en fungerende leder som ifølge arbeidsgruppens mandat opprinnelig ble tilsatt i enheten som sikkerhets- og beredskapsrådgiver.

Ifølge Statsansatteloven gjengitt i UiOs personalhåndbok, bør stedfortrederordninger ikke vare lenger enn seks måneder. 

– HMSB høres ikke ut som et prioritert område hvis man ikke engang tilsetter en leder på fire år?

– Det er en leder der, men ikke en direktør. Så området er prioritert. Vi har hatt et arbeid i LOS med å redusere antallet enheter og direktørstillinger også utover denne stillingen, men det betyr ikke at funksjonen har mindre synlighet eller oppmerksomhet.

– HMSB har en «fungerende leder», så stillingen har ikke vært lyst ut?

– Nei, men det legges opp til at det skal være en fast lederfunksjon der. At stillingen har vært fungerende i en lang periode, henger sammen med at organiseringen har vært uavklart. Det er ikke et uttrykk for nedprioritering, understreker Benjaminsen.

– Du står inne for at UiO har hatt en «fungerende leder» for HMS og beredskap i fire år?

– Ja, og det har vært en svært kompetent leder.

Fikk pålegg fra Arbeidstilsynet

I august i fjor ble en førsteamanuensis på Farmasøytisk institutt alvorlig skadet av å bli angrepet med kniv av en av sine studenter.

Arbeidstilsynets tilsyn i etterkant av hendelsen resulterte i fire vedtak om pålegg til UiO, knyttet til risikovurdering, opplæring og rutiner ved vold og trusler.

Overfor Khrono beskrev seksjonsleder i tilsynet Kirsti Been Tofte det som «alvorlig at arbeidsgiver ikke i tilstrekkelig grad har forebygget faren for vold og trusler».

I UiOs svar til Arbeidstilsynet fra januar i år, vises det til at UiO har en egen enhet for HMS og beredskap som er «direkte underlagt Universitetsdirektøren». Enheten har «blant annet spesialistkompetanse innen risikovurderinger, forebygging og håndtering av trusler og vold, PLIVO og systematisk HMS-arbeid», skriver UiO.

Benjaminsen ser ingen sammenheng mellom manglene Arbeidstilsynet pekte på, og den flerårige uavklarte organiseringen av HMSB:

– HMSB har den organiseringen den har til den får en ny organisering. Men når vi endrer, eller foreslår å endre organiseringen, er dette en type hendelse som det vil være viktig å sørge for at vi er best mulig rustet for å ivareta, sier han.

Støtter ikke flyttingen

Fagforeningen NTLs standpunkt har hele tiden vært at HMSB-enheten er så viktig at den bør ha egen direktør og ligge direkte under universitetsdirektøren.

Leder Natalia Zubillaga synes arbeidsgruppen har levert en grundig og god rapport, og hun har full tillit til HMSB-enhets arbeid de siste årene. Like fornøyd er hun imidlertid ikke med universitetsdirektørens framgangsmåte i saken:

– Arbeidsgruppen konkluderte ikke, men hadde to ulike alternativer. Da vi drøftet rapporten i IDF, oppfattet NTL at fagforeningene og hovedverneombudet var enige om at HMSB ikke bør bli en seksjon i OPA. Likevel kom universitetsdirektøren tilbake til oss med budskapet «jeg hører hva dere sier, men vil allikevel legge enheten til OPA», beskriver Zubillaga.

– Det er oppsiktsvekkende at han ikke lytter til en samlet tilbakemelding fra den andre siden av bordet, men heller velger å stå fast ved det som var konklusjonen hans allerede i 2020, fortsetter hun.

• Les også: Etter knivangrep: UiO skal gjera sikkerheitskursa sine betre kjente

– rett og slett provoserende

I referatet fra IDF i mai dukker det også opp en slags «krangel»: I møtet argumenterte NTL for at arbeidsgivers begrunnelse for hvorfor HMSB-flyttingen ikke var gjenstand for forhandlinger, men kun drøfting med organisasjonene, ikke var riktig og heller ikke i tråd med hvordan departementet mener at hovedavtalen skal tolkes. Da fikk de beskjed om at «dersom NTL vil sjekke dette med departementet, er det greit».

– Det var rett og slett provoserende, kommenterer Zubillaga og utdyper:

– Arbeidsgiver har selv ansvar for å sjekke i egen linje om deres praksis er riktig eller ikke. Vi har sjekket med vårt forbund sentralt, så må de sjekke med sine folk selv, ikke bare si at fagforeningene skal gjøre det for dem.

Resultatet av diskusjonen ble at UiO sjekker saken med departementet selv. Uenigheten fører til at avklaringen av HMSB-organiseringen, og dermed også tilsettingen av en permanent leder, trekker ytterligere ut i tid:

– Saken ligger på arbeidsgivers banehalvdel nå. Det er synd at vi fremdeles ikke har fått avklart dette. De ansatte i enheten har stått i denne usikkerheten i flere år nå, beklager NTL-lederen.

Uniforum har kontaktet fungerende seksjonsleder for HMSB, Johan Løberg Tofte om saken. Han har ferie, får Uniforum opplyst av hans stedfortreder.

* Dette mener fagforeningene og hovedverneombudet om organiseringen av HMSB:

(Kilde: Referatet fra IDF 11. april, da arbeidsgruppens rapport ble drøftet)

Forskerforbundet «kommenterte at UiO bør avklare hva ambisjonsnivået skal være på HMS og beredskap før beslutning om organisatorisk plassering avgjøres. UiO hadde en ambisjon om å være blant de ledende virksomheter på HMS og beredskap i Norge. Hvis dette fortsatt er ambisjonen, noe Forskerforbundet mener at det bør være, tilsier det at HMSB organisatorisk bør ligge så nært universitetsledelsen som mulig og oppbemannes.»

NTL «kommenterte at enheten ble lagt direkte under Universitetsdirektøren fordi den ble ansett som svært viktig. Direktørstillingen bør gjenopprettes. Hvis enheten plasseres under OPA vil personaldirektøren være kontaktpunktet mellom HMSB og universitetsdirektøren – dette vil være uhensiktsmessig i situasjoner der man må sette beredskap. Det er viktig å skille mellom personal/HR og HMS/beredskap.»

Parat «mente man burde beholde dagens organisering, men med en direktør for HMSB. Parat håpet på et tettere samarbeid mellom HMSB og den delen av OPA som jobber med psykososialt arbeidsmiljø.»

Akademikerne «var enig i at enheten bør ha direktør, og ikke ligge under OPA. En egen direktør for HMSB vil synliggjøre ambisjonsnivået».

HVO «kommenterte at det bør være en sammenheng mellom organisering og ambisjonsnivå, og at det er positivt at flere andre også påpeker denne sammenhengen.»

Arbeidsgiver «ville ta med seg organisasjonenes samstemte tilbakemeldinger. Saken vil komme tilbake til IDF.»